۱۰ نکته طلایی برای مدیریت زمان

آیا اغلب اوقات به علت حجم کار زیاد احساس استرس می‌کنید؟ همانطور که زمان می‌گذرد، آیا احساس می‌کنید، مقدار زمانی که برای انجام کارها در اختیار دارید با حجم کارها هماهنگی ندارند یا برای انجام تمامی آن‌ها می‌توانید از مهارت‌های مدیریت زمان خود استفاده کنید؟

نکته مهم این است که به نحوی کارهای خود را زمان‌بندی کنید و از وقتتان به درستی بهره ببرید که کارهایی که روزانه انجام می‌دهید بیشتر شوند. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند استرس کمتری داشته باشید و در محیط کار سطح بهره‌وری‌تان بالا برود. 

گرچه باید دقت کنید توسعه این مهارت به تمرین نیاز دارد و برای هر فرد سخت است. فقط باید متوجه شوید چه راهکارهایی برایتان بیشتر موثر است.

بنابراین در این مطلب قصد داریم به 10 نکته اشاره کنیم تا در کنار کار تیمی مهارت‌های مدیریت زمان خود را نیز بهتر کنید. 

بعضی کارها را به دیگران محول کنید

تقریبا این ادعا برای همه صحت دارد که بیشتر از پتانسیل‌مان ممکن است کار قبول کنیم. اغلب اوقات نتیجه این تصمیم فرسودگی شغلی و استرس است. 

محول کردن کارها به دیگران به معنای فرار از مسئولیت‌هایتان نیست، بلکه یک جزء مهم مدیریتی محسوب می‌شود. بنابراین هنر تیم سازی را یاد بگیرید و بخشی از وظایف خود را به سایرین براساس مهارت و قابلیت‌هایی که دارند محول کنید تا حجم کارهایی که تکمیل می‌شوند بالا برود.

کارها را اولویت‌بندی کنید

قبل از شروع روز، فهرستی از وظایفی درست کنید که به توجه فوری شما نیاز دارند. کارهای بی‌اهمیت می‌توانند بخش زیادی از وقت با ارزش ما را به خود اختصاص دهند. بعضی از کارهای فوری باید در همان روز انجام شوند، در حالی که سایر کارهای مهم را می‌توان به روز بعد موکول کرد.

به طور خلاصه، کارهای مهم خود را اولویت‌بندی کنید و تمرکزتان را روی آن‌هایی بگذارید که مهم‌تر هستند.

برای کارها زمان‌بندی کنید

یکی از ترفندهای مدیریت زمان این است که یک دفترچه یادداشت با خود داشته باشید و تمامی کارهایی که به ذهتان می‌آید را روی آن بنویسید.

پیش از شروع روز یک فهرست ساده به اسم «کارهایی که باید انجام شوند» درست کنید، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و روی موارد مهم تمرکز داشته باشید. برای این که مهارت‌های مدیریت وقت خود را بهبود بخشید، می‌توانید سه فهرست با عناوین کار، خانه و شخصی درست کنید. 

برای تحویل کارهایتان مهلت تعیین کنید

زمانی که باید یک کاری انجام دهید، یک مهلت نهایی برای آن در نظر بگیرید و به آن پایبند باشید. سعی کنید این مهلت چند روز باشد تا در این بین اگر کار دیگری داشته باشید بتوانید آن را انجام دهید. خودتان را به چالش بکشید تا به این زمان‌بندی پایبند باشید و زمان غلبه به یک چالش سخت به خودتان پاداش دهید.

با وسوسه به عقب انداختن کارها مبارزه کنید

به عقب انداختن کارها یکی از مسائلی است که تاثیر منفی روی بهره‌وری می‌گذارد. نتیجه آن هدر دادن انرژی و وقت با ارزش است. این قضیه می‌تواند یک مشکل مهم برای زندگی شخصی و همچنین شغلی شما باشد. 

بنابراین به هر بهایی که شده است از به عقب انداختن کارها خودداری کنید. 

با استرس عاقلانه برخورد کنید

اغلب اوقات استرس زمانی رخ می‌دهد که بیشتر از توانایی‌مان کار قبول می‌کنیم. بنابراین بدن ما احساس خستگی می‌کند که می‌تواند روی بهره‌وری شغلی ما تاثیر بگذارد. 

جدا از این که محول کردن کارها به سایرین یک راه برخورد با این موضوع است می‌توانید از نکات زیر نیز استفاده کنید:

کمی استراحت کنید. می‌توانید وقفه‌های 5 تا 10دقیقه‌ای در کار داشته باشید تا هوایی تازه کنید و با ذهن آرام‌تر به ادامه کار برگردید.

به جای نگرانی در مورد کارهایی که تمام نشدند، انرژی و تمرکز خود را روی تکمیل آن‌ها بگذارید. استرس کارها را برایتان انجام نمی‌دهد.

با استرس خود برخورد کنید. نادیده گرفتن استرس گاهی اوقات مشکل را رفع نمی‌کند، بهتر است بدانید چه چیزی باعث آن شده است و با نوشتن و توضیح آن برای خودتان دنبال راه‌حل بگردید.

از انجام همزمان چند کار خودداری کنید  

اکثر ما احساس می‌کنیم انجام همزمان چند کار یک راه موثر برای به پایان رساندن وظایفمان است، ولی در حقیقت زمانی که تمرکز و توجهمان را روی یک موضوع می‌گذاریم عملکرد بهتری داریم.  

انجام همزمان چند کار با بهره‌وری در تضاد قرار دارد و باید برای بهبود تکنیک‌های مدیریت زمان از آن جلوگیری کنید. استفاده از فهرست کارهایی که باید انجام دهید و تعیین مهلت تحویل به حفظ تمرکز شما کمک می‌کند! بدین طریق می‌توانید کاری که انجام می‌دهید را بهتر به پایان برسانید.

روز خود را زود شروع کنید

اکثر زنان و مردان موفق یک وجه مشترک دارند، آن‌ها روز خود را زود شروع می‌کنند تا برای فکر به کارهای روزانه‌شان و برنامه‌ریزی وقت داشته باشند.

زمانی که زود از خواب بیدار می‌شوید، آرام‌تر و خلاق‌تر هستید و ذهنتان با مسائل بیخود پر نشده است. هرچه روز جلوتر می‌رود، انرژی شما کمتر می‌شود که روی بهره‌وری‌تان تاثیر می‌گذارد و ممکن است عملکرد خوبی نداشته باشید.

وقفه‌های کوتاه و منظم داشته باشید

هر زمان که احساس خستگی و استرس کردید، یک وقفه 10 تا 15 دقیقه در کار خود به وجود آورید. استرس بیش از حد می‌تواند کنترل بدن را در اختیار بگیرد و روی کارآمدی شما تاثیر منفی بگذارد.

نکته بهتر این است که اوقات استراحت خود را برنامه‌ریزی کنید. این کار به آرامش شما کمک می‌کند و سپس با انرژی بیشتر می‌توانید ادامه کار را در پیش بگیرید.

قدم بزنید، به موزیک گوش کنید یا چند حرکت کششی سریع انجام دهید. بهترین تفکر این است که از کار دور شوید و با دوستان و خانواده خود وقت بگذرانید.

یاد بگیرید «نه» بگویید

یکی دیگر از نکات مدیریت زمان اگر فکر می‌کنید حجم کارهای فعلی‌تان خیلی است، رد کردن مودبانه کارهای اضافه است. قبل از قبول کار بیشتر بهتر است به فهرست «کارهایی که باید انجام دهید» نگاهی بیاندازید.

در پایان حالا که تمامی این نکات مفید مدیریت زمان را یاد گرفتید، با نوشتن تمام کارهایی که باید انجام دهید شروع کنید، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و تصمیم بگیرید کدام کارها را می‌توانید به دیگران واگذار کنید.

سپس برای کارها مهلت تحویل در نظر بگیرید و همچنین برای استراحتتان برنامه‌ریزی کنید. زمانی که با ذهن شفاف به سمت انجام کارها پیش بروید، تمرکز بیشتری خواهید داشت و در مدت زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام می‌دهید.

مدیریت زمان صحیح به تمرین روزانه اولویت‌بندی کارها و نظم بخشیدن به آن‌ها به شکلی نیاز دارد که بتواند باعث صرفه‌جویی در وقت شود و در همان حین موفقیت بیشتری به همراه آورد. فقط کافی است به راهکارهای بالا چند هفته عمل کنید تا نتیجه آن را ببینید! 

منابع:

https://www.lifehack.org/articles/productivity/10-ways-improve-your-time-management-skills.html

https://www.lifehack.org/articles/productivity/5-ways-turn-stress-into-productivity.html