چطور هنگام جست‌وجو برای شغل منظم باشید

زمانی که دنبال یک شغل جدید می‌گردید باید روی موارد زیادی مدیریت داشته باشید. نه تنها باید تمام شغل‌هایی که برای آن‌ها پیشنهاد خود را فرستادید به همراه مدارک مربوطه پیگیری کنید، بلکه همچنین باید بدانید چه شرکت‌هایی با شما پس از دریافت پیشنهاد تماس گرفتند، کدام شرکت‌ها وقت مصاحبه گذاشتند، این مصاحبه‌ها برای چه تاریخی و در چه مکانی هستند، برای آماده شدن به چه چیزی نیاز دارید، چه زمان باید نتیجه را پیگیری کنید و در کل تمام مسائلی که زمینه موفقیت در کار را از همین مراحل ابتدایی فراهم می‌کنند. 

مدیریت تمامی مسائل بالا سخت است و یقینا دوست ندارید اشتباه کنید، بنابراین باید نظم داشته باشید. اما واقعا چطور این کار امکان دارد؟ در این مطلب می‌خواهیم به توصیه‌های کاربردی اشاره کنیم که به شما کمک می‌کنند در زمان جست‌وجو برای کار با اعتماد به نفس روی تمام جوانب آن کنترل داشته باشید و با هدفمندی به سمت رشد فردی خود پیش بروید.

به سلیقه خود یک سیستم پیگیری مناسب انتخاب کنید

«جف ساندرز» متخصص بهره‌وری می‌گوید «من متوجه شده‌ام اکثر افرادی که به دنبال موفقیت در کار و جست‌وجوی یک شغل جدید هستند از مدیریت مسائل گوناگون خسته می‌شوند، چون سیستمی برای نظم بخشیدن به آن‌ها وجود ندارد.»

نه تنها زمان جست‌وجو برای یک شغل جدید بلکه حتی برای پیشرفت کاری جزئیات زیادی وجود دارد که باید به آن‌ها تسلط داشته باشید و برای این کار استفاده از یک سیستم نقطه شروع عالی است. اما چه سیستمی؟ بستگی به خود افراد دارد، بنابراین باید سیستمی را پیدا کنید که مناسب خود شما باشد. در ادامه چند مورد نام می‌بریم.

استفاده از یک صفحه گسترده (اکسل)

اگر می‌خواهید تمامی جزئیات مربوط به فرآیند جست‌وجوی شغل خود یا روند موفقیت در کار را در یک مکان داشته باشید، با استفاده از یک صفحه گسترده مانند اکسل شروع کنید.  

به عنوان راهنمایی می‌توانید برای هر درخواستی که به شرکت‌های گوناگون فرستادید یک ردیف برای پیگیری نام شرکت، تاریخ فرستادن درخواست، شغلی که خواهان آن بودید و یک لینک به وب‌سایت شرکت درست کنید. 

همچنین می‌توانید متن شرح شغلی را داخل فایل صفحه گسترده‌تان کپی و پیست کنید تا اگر شرکت مربوطه آن را هر دلیلی حذف کرد، همچنان آن را داشته باشید و بتوانید براساس آن برای پاسخ‌های خود در جلسه مصاحبه برنامه‌ریزی کنید.

هرچه در مراحل فرآیند استخدام به جلو پیش می‌روید می‌توانید ستون‌های بیشتری را برای پیگیری جزئیات زیر اضافه کنید:

نام مدیر استخدام

اطلاعات تماس مدیر استخدام (ایمیل و تلفن)

تاریخ‌های مصاحبه

یادداشت‌های مصاحبه (اگر باید چندین مصاحبه انجام دهید، وجود این یادداشت‌ها می‌تواند مفید باشد تا بتوانید به خودتان یادآوری کنید در مصاحبه در مورد چه چیزهایی بحث شود و در مصاحبه‌های بعدی باید به چه چیزهایی اشاره کنید)

فرستادن یادداشت تشکر 

تاریخ پیگیری نتیجه 

نتیجه نهایی (استخدام یا رد شدن)

همچنین می‌توانید یک تب در فایل اکسل خود اضافه کنید تا هرگونه اطلاعات شبکه‌سازی مربوط به جست‌وجوی شغل خود را به کمک دسته‌هایی مانند موارد زیر پیگیری کنید:

اسم مخاطب تماس

اطلاعات مخاطب تماس

پروفایل لینکدین

جزئیات روابط (به عنوان مثال آیا این افراد را در یک رویداد شبکه‌سازی ملاقات کردید؟ آیا یک همکار پیشنهاد کرد با آن‌ها تماس بگیرید؟) 

جزئیات و تاریخ (به عنوان مثال «در تاریخ 12 فروردین: فرستادن پیام در لینکدین در مورد یک موقعیت شغلی خالی در فلان شرکت» یا «در تاریخ 24 مهر: قرار در کافی‌شاپ برای صحبت در مورد جست‌وجوی شغلی، موفقیت در کار و نوع نقش شغلی که دوست دارم».)

فرستادن یادداشت تشکر 

تاریخ پیگیری نتیجه 

نتیجه نهایی (به عنون مثال، آیا فرد رابط به شما کمک کرد به مرحله مصاحبه برسید؟)

داشتن چنین فایلی که بتوانید تمامی این اطلاعات را در آن ذخیره و پیگیری کنید به شما کمک خواهد کرد روی مصاحبه‌های شغلی، درخواست‌های شغلی و گفتگوهای مربوط به شغل و شبکه‌سازی مدیریت داشته باشید و مطمئن خواهید شد، هیچ اطلاعات مهمی از قلم نخواهد افتاد.

راه‌حل بالا برای مدیریت شغل، روابط کاری و همچنین نظارت روی مراحل موفقیت در کار مفید است. 

استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه

اگر ایده پیگیری تمامی اطلاعات مربوط به جست‌وجوی شغل در یک فایل صفحه گسترده با سلیقه شخصی شما جور در نمی‌آید، نگران نباشید! راه‌های دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال می‌توانید استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه مانند ترلو، آسانا، ClickUp یا Monday.com را در نظر بگیرید.

زمانی که برای موفقیت در کار یا جست‌وجوی شغلی خود از یک ابزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید «تمامی اطلاعات در یک محل است و می‌توانید تمام روز به آن‌ها دسترسی داشته باشید و زمان هر روز خود را به نحوی تنظیم کنید تا مطمئن شوید مهمترین مسائل را در اولویت قرار دادید.»

به عنوان مثال می‌توانید یک پروژه یا کارت متفاوت برای هر شغلی که درخواست خود را برای آن فرستادید یا پیش‌نیازهای موفقیت در کار درست کنید. سپس می‌توانید روی آن کارت وظایف فردی ایجاد کنید، تمامی اطلاعات مربوط برای تکمیل این وظایف را جمع‌آوری کنید و یادآورهایی قرار دهید تا به شما در حفظ نظم کمک کند. 

بنابراین به عنوان مثال فرض کنیم برای شغلی که واقعا نسبت به آن هیجان‌زده هستید یک تاریخ برای مصاحبه حضوری مشخص شده است. می‌توانید چندین هدف برای خود تعیین کنید تا مطمئن شوید برای مصاحبه به خوبی آماده هستید.

یکی از این اهداف می‌تواند تحقیق در مورد شرکت مورد نظر (به همراه لینک‌های مرتبط) باشد یا پرینت چند نسخه از رزومه‌تان پیش از مصاحبه (با الحاق فایل رزومه به کارت مورد نظر) و یک هدف برای فرستادن یک یادداشت تشکر به فرد مصاحبه‌کننده.

همچنین می‌توانید تاریخ مشخصی برای هر وظیفه و هدف تعیین کنید تا به کمک یادآورهای این ابزار مطمئن شوید کارها به موقع انجام می‌شود و هیچ چیزی را از دست نمی‌دهید.

این که کدام ابزار مدیریت پروژه را انتخاب کنید یا دقیقا چطور اطلاعات مربوط به موفقیت در کار آینده خود و اطلاعات جست‌وجوی شغلی‌تان را منظم کنید، به خودتان بستگی دارد. ولی به طور کلی این پلت‌فرم‌ها می‌توانند به شما در نظم بخشیدن به این کارها کمک کنند تا با توانایی بیشتری روی آن‌ها مدیریت داشته باشید و به سمت موفقیت در کار پیش بروید. 

استفاده از یک زونکن

نظم بخشیدن به روند موفقیت در کار یا اطلاعات مربوط به فرآیند جست‌وجوی شغل به کمک ابزارهای دیجیتال راحتی خاصی دارد. اما اگر روش‌های قدیمی را ترجیح می‌دهید؛ استفاده از یک زونکن (کلاسور) به همان شکل موثر است.

می‌توانید یک زونکن شغلی درست کنید که هر برگه آن به شرکت‌های مختلفی که درخواست خود را فرستادید اختصاص یافته است. روی هر برگه می‌توانید شرح هر شغل، یک چک لیست برای شغل‌هایی که درخواست کردید، چندین نسخه از رزومه خود یا هر گونه اسناد دیگری را قرار دهید که به آن نیاز دارید.

هر چه در فرآیند استخدام به جلوتر پیش می‌روید، می‌توانید براساس نتایج برگه‌های مختلف زونکن را حذف یا اضافه کنید. به عنوان مثال اگر در یک شرکت استخدام نشدید، می‌توانید تمامی اطلاعات آن را از زونکن در بیاورید. یا اگر یک شرکت از شما خواسته است به عنوان بخشی از فرآیند مصاحبه یک پروژه آزمایشی را تکمیل کنید، می‌توانید جزئیات آن را چاپ کنید و در زونکن قرار دهید.

منبع:

https://www.themuse.com/advice/how-to-organize-track-job-search