آشنایی با مدیریت زمان و مهارت‌های تشکیل‌دهنده آن

مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌های شغلی است که به نظر می‌رسد در هر مصاحبه شغلی و ارزیابی عملکردی مورد بررسی قرار می‌گیرد. این موضوع به این دلیل است که استخدام‌کنندگان و مدیران به خوبی می‌دانند که مهارت‌های مدیریت زمان یک کارمند می‌تواند هر پروژه‌ای را که او روی آن کار می‌کنند به موفقیت یا شکست برساند. از طرف دیگر، پژوهشگران هم ارتباط مستقیمی بین مهارت‌های مدیریت زمان و عملکرد شغلی پیدا کرده‌اند.

نکته اینجاست که ممکن است شما هم مثل بیشتر افراد از اهمیت مدیریت زمان آگاه باشید اما ندانید که چطور می‌توانید این مهارت را یاد بگیرید. حتی ممکن است به اشتباه تصور کنید که در مدیریت زمان مهارت دارید و یا ندارید، اما تا زمانی که نگاه مطلق به این موضوع داشته باشید جایی برای پیشرفت باقی نمی‌گذارید.

اما می‌خواهیم به شما بگوییم که این تصور اشتباه است. مدیریت زمان در واقع شامل مهارت‌های متعددی است- بنابراین ممکن است در زمینه‌های مختلفی استعداد داشته باشید - شما می‌توانید این مهارت‌ها را بهبود ببخشید تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید، عملکردتان قوی‌تر شود و بتوانید بین کار و زندگی شخصی‌تان تعادل بیشتری برقرار کنید.

مهارت‌های مدیریت زمان چه هستند؟

با وجود این که عبارت مدیریت زمان در محل کار زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرد، مفهومی نیست که بیشتر مردم به راحتی بتوانند آن را تعریف کنند.

مهارت مدیریت زمان شامل هر چیزی است که به شما کمک می‌کند در وقت خود صرفه‌جویی کرده و کارایی بیشتری داشته باشید. مهارت مدیریت زمان شامل تعیین هدف، برنامه ریزی، اولویت‌بندی، استفاده موثر از تقویم، تثبیت کار روزمره، تصمیم‌گیری، تفویض اختیار، مدیریت موثر جلسات و جلوگیری از اتلاف‌وقت‌هایی مثل به تعویق انداختن کارها و وقفه ایجاد کردن در آن‌هاست. باید گفت که حتی سازماندهی فضای کاری هم نوعی مدیریت زمان است.

انواع مهارت‌های مدیریت زمان

مهارت‌های بسیاری برای مدیریت زمان وجود دارند که رایج‌ترین آن‌ها عبارتند از:

تعیین هدف

در چارچوب مدیریت زمان، تعیین هدف به خرد کردن هدف اصلی به هدف‌های جزئی‌تری برای هر مرحله از تکمیل پروژه گفته می‌شود و نه تعیین اهداف آینده. این کار شامل خرد کردن فرایند یک کار به اهداف مشخص‌تر و تعیین یک جدول زمانی برای دستیابی به آن‌هاست.

از سوی دیگر، اهداف باید بسط داده شوند اما این به معنای طول دادن آن‌ها نیست.

در مهارت تعیین هدف، نوعی سیستم هدف‌گذاری معقولانه وجود دارد که به آن سیستم SMART گفته می‌شود و دارای ویژگی‌های زیر است:

• دقیق (Specific)
• قابل اندازه‌گیری (Measurable)
• قابل دستیابی (Achievable)
• مرتبط (Relevant)
• دارای زمان معین (Time bound)

اولویت‌بندی

اولویت‌بندی شما را ملزم می‌کند تا استراتژیک عمل کنید. برخی عوامل اولویت‌بندی می‌شوند؛ از جمله: میزان اهمیت و تاثیر، فوریت، دشواری و پیچیدگی و مهلت تعیین شده. بخش بزرگی از اولویت‌بندی این است که به چه کاری نه بگوییم. اولویت‌بندی موثر شامل این موارد است:

•  مدیریت انتظارات
•  تقسیم پروژه بزرگ به وظایف کوچک‌تر
•  تحلیل اهمیت و فوریت وظایف فردی
•  درک تاثیر و دشواری وظایف فردی
•  تخمین دقیق زمانی که تکمیل وظایف فردی طول می‌کشند

برنامه‌ریزی

ممکن است فکر کنید چون از یک برنامه روزانه یا تقویم تلفن همراه‌تان کمک می‌گیرید، کارهایتان را برنامه‌ریزی کرده اید، اما روش‌های برنامه‌ریزی دقیق‌تری وجود دارند که از ثبت قرارهای روزانه فراترند؛ به خصوص وقتی پای برنامه‌ریزی جلسات و ملاقات‌ها در میان باشد، زیرا باید برنامه کسانی که در جلسات شرکت می‌کنند را هم در نظر بگیرید.

زمانی که می‌خواهید ملاقاتی را تنظیم کنید، سئوالات زیر را از خودتان بپرسید تا از رفتن به جلسات غیرضروری اجتناب کنید:

• می‌خواهم از این جلسه به چه دستاوردی برسم؟
• آیا این کار را می‌توانم از طریق ایمیل یا تلفن انجام دهم؟
• اگر نه، چه کار کنم تا این جلسه به موثرترین شکل ممکن پیش برود؟

تفویض اختیار

تفویض اختیار زمانی اتفاق می‌افتد که به جای این که یک پروژه یا بخشی از آن را خودتان انجام دهید، آن را به شخص دیگری می‌سپارید. این کار باعث می‌شود برای کار کردن روی پروژه‌های سطح بالاتر آزادی عمل بیشتری داشته باشید و پروژه واگذار شده هم با سرعت بیشتری تکمیل شود.

بسیاری از افراد تصور می‌کنند که حتما باید مدیر سطح بالایی باشند تا بتوانند تفویض اختیار کنند، اما همیشه هم این طور نیست. زمانی که به عنوان عضوی از یک گروه کار می‌کنید، می‌توانید به سراغ یکی از همگروهی‌هایتان بروید که ارتباط خوبی با هم دارید و از او بخواهید در انجام دادن آن پروژه به شما کمک کند.

برای یک تفویض اختیار موفق باید بتوانید:

• ارزیابی کنید که چه وظایفی را فقط خودتان می‌توانید انجام دهید، و چه وظایفی را دیگران هم می‌توانند
• بتوانید کار را رها کنید
• گروهی داشته باشید که با آن‌ها رابطه کاری خوبی داشته باشید
• مهارت‌های رهبری داشته باشید
• ذهنیتی مبتنی بر همکاری داشته باشید

مدیریت انجام کار

مهم‌ترین نکته در مورد مدیریت انجام دادن کارها این است که تشخیص دهید کدام کارها باید تکمیل شوند و بدون فشار آوردن به خودتان یا رفتن به سراغ کارهای دیگری که برایتان پیش می‌آیند، آن‌ها را انجام دهید.

برای مدیریت کردن کارها به بهترین شکل باید بتوانید:

• اهداف را در قالب وظایف ضروری سازماندهی کنید
• سیستم کاری قابل اعتماد خود را وضع کنید؛ برای مثال همکارانی که به کمک‌تان بیایند
• تشخیص دهید که کدام کارها را همیشه انجام می‌دهید
• برای انجام دادن کارهای غیرمنتظره وقت‌تان را آزاد کنید

ممکن است اجرایی کردن این نکات به نظرتان دشوار بیاید، اما نکته اینجاست که تمام این موارد مهارت هستند و ما مهارت‌ها را با تمرین کردن، سختکوشی و استمرار داشتن یاد می‌گیریم. قبول داریم که تغییر عادت سخت است اما زمانی که برای عملی کردن تغییرات مشتاق و متعهد باشیم، همه چیز آسان‌تر پیش می‌رود.

منبع:

https://www.themuse.com/advice/improve-time-management-skills-workplace-examples